La comptabilisation des logiciels

Acheter une licence, commander un développement sur mesure ou créer son propre programme : la comptabilisation d'un logiciel acquis ou créé est un grand classique de l'épreuve UE 9 du DCG. Selon l'origine du logiciel et son montant, le traitement bascule entre charge et immobilisation incorporelle, et les écritures changent du tout au tout. Voici la méthode complète pour ne plus jamais hésiter devant ce type de question.

Logiciel : charge ou immobilisation ?

Avant toute écriture, il faut qualifier le bien. Un actif est un élément identifiable du patrimoine ayant une valeur économique positive pour l'entité, c'est-à-dire un élément générant une ressource que l'entité contrôle du fait d'événements passés et dont elle attend des avantages économiques futurs. Un logiciel utilisé sur plusieurs exercices et porteur d'avantages économiques futurs répond à cette définition : c'est une immobilisation incorporelle.

Deux tempéraments doivent cependant être connus :

• Le seuil de 500 euros HT : les logiciels de faible valeur unitaire (inférieure à 500 euros HT), comme le petit outillage ou le mobilier de bureau, peuvent être enregistrés directement en charges. Ce sont des éléments d'actif non significatifs.
• Les logiciels indissociables du matériel : un logiciel standard livré avec un ordinateur (système d'exploitation, suite bureautique préinstallée) suit le matériel informatique et s'enregistre avec lui au compte 2183 « Matériel de bureau et matériel informatique ».

En dehors de ces cas, le logiciel rejoint le compte 205 « Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, solutions informatiques, droits et valeurs similaires ».

La comptabilisation d'un logiciel acquis ou créé : deux scénarios

Le logiciel acquis à titre onéreux

Comme toute immobilisation acquise à titre onéreux, le logiciel est évalué à son coût d'acquisition :

• prix d'achat, après déduction des réductions commerciales et des escomptes de règlement (on retient donc le net financier) ;
• plus les coûts directement attribuables à la mise en état d'utilisation : installation, paramétrage initial, frais nécessaires à la mise en service.

Sont exclus du coût d'acquisition : la TVA déductible (enregistrée au compte 44562), les coûts engagés après la mise en service et les frais de formation du personnel à l'utilisation du logiciel, qui restent en charges.

L'écriture type d'acquisition est la suivante :

Le logiciel créé par l'entreprise

Lorsque l'entreprise développe un logiciel pour elle-même, les dépenses (salaires des développeurs, consommations, charges indirectes raisonnablement rattachables) sont d'abord enregistrées en charges au fil de l'exercice. À la clôture ou à l'achèvement, le coût de production est activé grâce au compte 72 « Production immobilisée », qui neutralise les charges engagées.

Le coût de production comprend le coût des matières et services consommés, les charges directes de production et les charges indirectes de production raisonnablement rattachables.

Si le développement s'étale sur plusieurs exercices, on utilise un compte d'immobilisation en cours à chaque clôture intermédiaire, puis on solde ce compte à l'achèvement. Supposons un logiciel développé pour 18 000 euros au total, dont 7 000 euros de coûts engagés en N et 11 000 euros en N+1, année de l'achèvement :

Puis, à l'achèvement en N+1 :

L'amortissement du logiciel

Le logiciel est un actif amortissable. Sa durée d'utilisation est généralement courte (souvent de 1 à 5 ans selon l'obsolescence prévisible). L'amortissement est constaté à la clôture par le débit du compte 6811 « Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles et corporelles » et le crédit du compte 2805 « Amortissements des concessions et droits similaires ».

Point de vigilance : un logiciel acquis s'amortit à compter de sa date d'acquisition, tandis qu'un logiciel créé s'amortit à compter de sa date d'achèvement.

Exemple chiffré complet

Prenons le cas de la société Pixelis, qui acquiert le 1er octobre N un progiciel de gestion commerciale. La facture mentionne un prix brut de 12 500 euros HT, une remise de 500 euros et des frais de paramétrage initial de 1 000 euros HT, nécessaires à la mise en service. TVA au taux normal de 20 %. Le logiciel sera utilisé 4 ans.

Calcul du coût d'acquisition :

• Prix d'achat : 12 500
• Remise : - 500
• Net commercial : 12 000
• Frais de paramétrage : + 1 000
• Coût d'acquisition : 13 000 euros HT, soit une TVA de 2 600 euros et un TTC de 15 600 euros.

Au 31 décembre N, la dotation aux amortissements s'élève à 13 000 x 1/4 x 3/12 = 812,50 euros :

Les erreurs fréquentes

• Enregistrer le logiciel au compte 205 alors qu'il vaut moins de 500 euros HT : il peut rester en charges (élément non significatif).
• Oublier de déduire l'escompte de règlement du coût d'acquisition : pour une immobilisation, on retient toujours le net financier, l'escompte n'est pas enregistré dans un compte distinct.
• Inclure les frais de formation des utilisateurs dans le coût d'entrée : ils restent en charges.
• Comptabiliser un logiciel livré avec l'ordinateur au compte 205 alors qu'il suit le matériel au compte 2183.
• Omettre le compte 721 lors de l'activation d'un logiciel créé : sans production immobilisée, les charges de développement pèsent à tort sur le résultat.

FAQ

Quel compte utiliser pour comptabiliser un logiciel ?

Un logiciel acquis ou créé constituant une immobilisation s'enregistre au compte 205 « Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, solutions informatiques ». S'il est de faible valeur (moins de 500 euros HT), il peut passer en charges. S'il est indissociable d'un matériel informatique acheté en même temps, il s'enregistre au compte 2183 avec ce matériel.

Un logiciel acheté moins de 500 euros est-il obligatoirement une charge ?

Non, c'est une tolérance : les logiciels d'une valeur unitaire inférieure à 500 euros HT peuvent être comptabilisés en charges car ils sont considérés comme des éléments d'actif non significatifs. L'entreprise conserve la possibilité de les immobiliser si elle le souhaite.

Quelle est la différence de traitement entre un logiciel acquis et un logiciel créé ?

Le logiciel acquis entre à son coût d'acquisition (net financier plus coûts directement attribuables) directement au compte 205. Le logiciel créé entre à son coût de production : les charges sont neutralisées par le compte 721 « Production immobilisée », via le compte 232 si le développement s'étale sur plusieurs exercices. L'amortissement démarre à l'acquisition dans le premier cas, à l'achèvement dans le second.

Entraînez-vous

La société Vectis acquiert le 1er octobre N un logiciel de gestion des stocks. La facture indique : prix brut 10 600 euros HT, remise 600 euros, frais d'installation et de paramétrage (nécessaires à la mise en service) 800 euros HT. TVA 20 %, règlement à 30 jours. Le logiciel sera utilisé 3 ans, amortissement linéaire.

1. Calculez le coût d'acquisition du logiciel.
2. Enregistrez l'acquisition au 1er octobre N.
3. Enregistrez la dotation aux amortissements au 31 décembre N.