La comptabilisation de la paie

Salaire brut, cotisations, prélèvement à la source, acomptes : la comptabilisation de la paie et ses écritures comptables suivent un enchaînement immuable que tout candidat au DCG doit connaître par cœur. Voici la méthode complète, les comptes à mobiliser et un exemple chiffré intégralement corrigé.

Du salaire brut au net à payer

Avant d'enregistrer quoi que ce soit, il faut maîtriser la cascade des montants :

• Salaire brut = salaire de base + heures supplémentaires + rémunérations accessoires (primes, avantages en nature...).
• Salaire net (avant PAS) = salaire brut - cotisations sociales salariales.
• Salaire net à payer = salaire net - prélèvement à la source (PAS) - acomptes et avances - oppositions sur salaire - avantages en nature.
• Salaire net imposable = salaire net avant PAS + CSG et CRDS non déductibles. C'est la base de calcul du PAS : PAS = salaire net imposable × taux de PAS.
• Coût employeur = salaire brut + cotisations sociales patronales.

L'employeur collecte les cotisations en son nom (part patronale) et au nom du salarié (part salariale), puis les reverse aux organismes sociaux et au service des impôts. Les cotisations sont prélevées le 15 du mois suivant, sur la base de la déclaration sociale nominative (DSN).

Les comptes de la paie

Au débit, les charges :

• 641 - Rémunérations du personnel : le salaire brut (et ses subdivisions 6411 salaires et appointements, 6413 primes et gratifications, 6414 indemnités et avantages divers, 6417 avantages en nature) ;
• 645 - Charges de sécurité sociale et de prévoyance : les cotisations patronales.

Au crédit, les dettes :

• 421 - Personnel, rémunérations dues : le net dû au salarié ;
• 431 - Sécurité sociale (URSSAF) : cotisations de sécurité sociale, salariales et patronales ;
• 4372 - Retraite complémentaire (AGIRC-ARRCO) et 4374 - Mutuelle : cotisations salariales et patronales correspondantes ;
• 4421 - Prélèvement à la source : le PAS retenu sur le salaire.

Et deux comptes de créances sur le personnel : 425 - Personnel, avances et acomptes et 427 - Personnel, oppositions.

Les écritures, dans l'ordre

1. Versement de l'acompte (pendant le mois) : débit 425, crédit 512.
2. Paiement de l'opposition au créancier : débit 427, crédit 512.
3. OD de paie - salaire brut (fin de mois) : débit 641, crédit 421 pour le brut.
4. OD de paie - affectation des retenues : débit 421 ; crédit 431, 4372, 4374 (cotisations salariales), 4421 (PAS), 425 (acompte) et 427 (opposition).
5. OD de paie - cotisations patronales : débit 645 ; crédit 431, 4372, 4374.
6. Paiement du salaire : débit 421 pour son solde, crédit 512.
7. Paiement des organismes sociaux et de l'État (le 15 du mois suivant) : débit 431, 4372, 4374 (cotisations salariales + patronales) et 4421, crédit 512.

Un exemple chiffré complet

L'entreprise PCG emploie un salarié, M. Jean. Une avance de 200 € lui a été versée le 10 mai, et il fait l'objet d'une opposition sur salaire de 80 €, réglée le 10 mai. Salaire de base : 4 500 € ; prime d'ancienneté : 100 € ; taux de PAS : 10 % ; CSG/CRDS non déductibles : 130 €. Cotisations : salariales 1 020 € (URSSAF 700, retraite 270, mutuelle 50) ; patronales 1 950 € (URSSAF 1 500, retraite 400, mutuelle 50). Le salaire est payé le 2 juin.

Les calculs préalables :

• Salaire brut = 4 500 + 100 = 4 600 €
• Net imposable = 4 600 - 1 020 + 130 = 3 710 €
• PAS = 3 710 × 10 % = 371 €
• Net à payer = 4 600 - 1 020 - 200 - 80 - 371 = 2 929 €

Après l'acompte (débit 425, crédit 512 pour 200 €) et l'opposition (débit 427, crédit 512 pour 80 €), on enregistre le brut au 31 mai :

Puis l'affectation des cotisations salariales et du PAS (700 + 270 + 50 + 371 = 1 391 €) :

Puis les cotisations patronales :

Le 2 juin, paiement du salaire. Le compte 421 présente un solde de 4 600 - 1 391 = 3 209 €, dont il faut encore déduire l'avance (425) et l'opposition (427) :

Enfin, le 15 juin, paiement des organismes sociaux et du PAS : débit 431 pour 2 200 € (700 + 1 500), 4372 pour 670 € (270 + 400), 4374 pour 100 € (50 + 50) et 4421 pour 371 €, crédit 512 pour 3 341 €. Le coût employeur du mois ressort à 4 600 + 1 950 = 6 550 €.

Les erreurs fréquentes

• Enregistrer le net en 641 au lieu du brut : la charge de personnel correspond toujours au salaire brut ; le net n'est qu'un solde du compte 421.
• Oublier de solder les comptes 425 et 427 dans l'écriture d'affectation : l'avance et l'opposition diminuent la dette envers le salarié.
• Confondre le 4421 (PAS) avec les comptes de TVA : le prélèvement à la source est une dette envers le service des impôts, retenue sur le salaire net.
• Ne reverser que les cotisations salariales : le paiement aux organismes regroupe les parts salariales et patronales, caisse par caisse.

FAQ

Qui supporte réellement les cotisations salariales ?

Le salarié : elles sont incluses dans son salaire brut et retenues par l'employeur, qui les collecte au nom du salarié pour les reverser aux organismes sociaux. Les cotisations patronales, elles, sont une charge supplémentaire pour l'employeur.

Quand les cotisations sont-elles versées aux organismes ?

Les données de paie sont transmises par la déclaration sociale nominative (DSN), et les cotisations sont prélevées le 15 du mois suivant.

Comment calcule-t-on le coût employeur ?

Coût employeur = salaire brut + cotisations patronales, soit le solde cumulé des comptes 641 et 645. Dans notre exemple : 4 600 + 1 950 = 6 550 €.

Entraînez-vous

La société ORMEA emploie Mme Lily. Données de juillet : salaire de base 3 000 €, prime 200 € ; cotisations salariales 704 € (URSSAF 480, retraite 180, mutuelle 44) ; cotisations patronales 1 380 € (URSSAF 1 050, retraite 290, mutuelle 40) ; acompte de 300 € versé le 12 juillet ; PAS de 250 €. Le salaire est payé le 31 juillet, les organismes le 15 août. Calculez le net à payer puis enregistrez toutes les écritures.